Planujesz cały dzień jednej osoby
W jednej zmianie rozpisujesz pracę z grupą, zajęcia indywidualne, wsparcie innego zespołu i czas na dokumentację. Nie prowadzisz obok grafiku drugiej tabeli z zakresem zadań.
Na widoku obsady sprawdzasz, kto pracuje z daną grupą, gdzie potrzebna jest druga osoba i czy jedna osoba nie została zaplanowana w dwóch miejscach.
Najpierw sprawdzasz, potem publikujesz
Przygotowujesz szkic miesiąca, sprawdzasz konflikty i obsadę, a następnie publikujesz właściwą wersję. Pracownicy nie muszą ustalać w wiadomościach, która korekta jest aktualna.
Gdy plan się zmienia, publikujesz kolejną wersję. Zespół otwiera własny grafik i widzi godziny, grupę, miejsce oraz ostatnią udostępnioną zmianę.
Zastępstwo wynika z konkretnej części dnia
Przy nieobecności pracownika sprawdzasz nie tylko jego godziny, lecz także grupę i zadania. Dzięki temu organizujesz zastępstwo tam, gdzie jest potrzebne, bez odtwarzania dnia z kilku arkuszy.
Na koniec miesiąca porównujesz plan z wykonanym czasem pracy i skupiasz się na różnicach wymagających wyjaśnienia.
Każdy pracownik sprawdza aktualny plan swojej pracy
Po opublikowaniu grafiku pracownik otwiera własny widok i sprawdza godziny, grupę, miejsce oraz zadania na dany dzień. Nie musi pytać dyrektora, czy plik przesłany kilka dni wcześniej nadal jest aktualny.
Gdy dyrektor wprowadza korektę, zespół korzysta z ostatniej opublikowanej wersji. To szczególnie pomaga w placówkach, w których jedna osoba pracuje z kilkoma grupami, prowadzi zajęcia dodatkowe albo w ciągu dnia zmienia zakres obowiązków.
Przed rozpoczęciem dnia widzisz, czy wszystkie grupy mają obsadę
Dyrektor lub manager otwiera widok grup i sprawdza plan na konkretny dzień. Zamiast porównywać osobne grafiki pracowników, od razu widzi godziny, w których brakuje wymaganej osoby albo występuje konflikt przydziałów.
Jeżeli ktoś zgłosi nieobecność, osoba zarządzająca zaczyna od rzeczywistej obsady i zadań. Może zmienić tylko ten fragment planu, który wymaga korekty, a następnie opublikować zespołowi aktualną wersję.